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如何对ISO14001环境管理体系文件进行管理

  各类企事业单位、公司、政府机关,无论是它们的结合体或部份(以下统称为组织),无论是何种文化背景和所有制性质,无论它们处于何种环境表现水平和环境管理水平,都可按ISO14001标准的规范要求实施适用于组织自身的环境管理体系(以下简称为EMS)。EMS是个动态的,需不断发展和完善的体系,建立程序与其运作模式没有本质的区别,都遵循著名的"策划-实施-检查-改进"管理循环理论(简称PDCA循环),通常可分解为如下六个阶段和过程。

  一、领导决策与准备:EMS是组织全面管理体系的组成部分,环境保护对于组织具有深远的战略意义,EMS的建立与实施需要投入人、财、物等各种资源,因此,必须首先得到最高管理者(层)的明确承诺和支持。最高管理者应任命环境管理者代表,授权其负责建立和维护体系,并向其汇报体系情况。组织应组建一支精干的EMS工作组,在管理者代表的领导下,在通过国际标准、环境知识、环境法律等培训后,即可着手建立体系。

  二、初始环境评审:初始环境评审是组织明确环境管理现状的手段,其结论是建立EMS的技术基础和前提条件。管理者代表和工作组应精心策划和实施评审,充分调动发挥各部门的积极性和作用,广泛收集信息资源,编制评审报告。初始环境评审的内容主要包括:
   (1)明确组织应遵守的与环境相关的法律法规标准及其他要求,对组织的环境表现进行评价,确定改进的需求和可能性;
   (2)利用产品生命周期分析的思想明确组织产品、活动和服务中可以控制和可能施加影响的环境因素,评价出重要环境因素,以作为改进和控制的对象;
   (3)收集、分析和评审组织现有与环境相关的管理制度、职责、程序、惯例等信息资源和文件,与ISO14001标准要求对照,确认有益合理成份,以作为EMS的基础。(4)对以前的环境条件和市场信息进行分析评审,以避免环境风险,争取竞争优势。

  三、体系策划与设计:依据评审结论,结合组织战略和实力,组织应进行如下策划活动:
   (1)由最高管理者制定和签署环境方针,环境方针应明确承诺遵守法律法规,承诺持续改进和污染预防,应指明总体环境目标指标的架构;
   (2)制定尽可能量化和分层次的环境目标指标,应符合环境方针的承诺,考虑重要环境因素、法律法规要求、技术和财务自行性及相关方的要求;
   (3)制定确保目标指标实现的环境管理方案,明确职责、时限和方法措施;
   (4)建立和明确环境管理组织机构和职责权限。

  四、EMS文件编制:与质量管理体系相似,EMS遵循如下思路,"写出组织要做的,做组织所写的,记组织已做的"。管理者代表应领导和策划EMS文件的编写过程。应充分利用初始环境评审的结论,对现有体系及其文件进行彻底的清理,取其有用合理成份(包括ISO9000体系中相关文件的采用),将无用文件予以失效处置。组织可采用ISO10013标准推荐的模式编制EMS文件。EMS文件可分为手册、程序文件、作业文件、报告记录四个层次。除了满足ISO14001标准要求,EMS应保障文件的适用性、有效性,可操作性以及文件间及不同活动和职责间的接口关系。通常手册和程序文件由EMS工作组草似,第三层次的作业文件由相关部门的专业人员编制。各类文件有必要经过文件使用者的充分评审,甚至让使用者代表参予编写过程。 

  五、EMS试运行:EMS试运行与正常运行无本质区别,均应按EMS文件去实施,并记录运行结果。所不同的是,EMS刚建立时需改进的问题相对较多,应通过体系自身运作完善。EMS文件一旦编制完成,
   (1)最高管理者应亲自启动EMS,各层次管理者应策划各部门的EMS运作;
   (2)对各层次的EMS文件使用者实施分层次的EMS文件培训;
   (3)对ISO14001EMS实施全面运作;
   (4)对于急于实施第三方认证的组织,应加强动作力度,以便有充分证据证实实施EMS的成效。

  六、EMS内部审核和管理评审:EMS经过一段时期试运行,管理者代表应组织培训合格的内审员实施内部审核。内审应按标准要求有计划地、程序化文件化地进行。应审核EMS文件的完整性、一致性、与ISO14001标准的符合性,审核环境管理活动是否满足EMS文件有关计划安排和标准要求,审核EMS是否得到正确实施和保护,审核结果应形成文件并报送最高管理者。此后,最高管理者应组织中层管理者对内审结果、目标指标完成情况、EMS改进的可能性和需要等进行评审,以确保EMS持续适用,充分和有效。

  至此,EMS已完成一轮PDCA循环。组织在实施改善的同时,EMS进入了新一轮循环。打算进行认证的组织此时便可委托认证机构实施第三方认证审核了

发布时间:2013/11/6 14:15:41 点击次数:2151
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